Quy trình tổ chức, triển khai, giao việc hiệu quả đầu việc cho nhân sự

 

1. Điều kiện tiên quyết là phải xây dựng chuỗi chỉ số tạo ra kết quả cho từng đầu việc!

Ví dụ đối với việc phức tạp như quản trị Sale cũng có thể xây dựng các chuỗi chỉ số cụ thể:

⇒ L0 + L1+L2+L3: 180 - 60 - 35 - 15 - 4 (Chốt đầu và Chốt cts cũ)

⇒ Học thử (L4): 5 - 3 - 1 (chốt từ Học thử)

⇒ Kết quả đảm bảo 5 đơn/25 cts đầu vào

=> Bất cứ việc chính/quan trọng nào cũng phải có 1 chuỗi chỉ số tạo ra kết quả và các TP cần là người chủ động tạo ra chuỗi chỉ số đấy để chọn ra các check poin phù hợp trong quản trị-vận hành.

2. Làm thế nào để tạo ra chuỗi chỉ số tạo ra kết quả?

- Biết rõ mục tiêu là gì: KPI.

- Biết rõ các hành động chính và chỉ số chính tạo ra mục tiêu là gì: Chỉ lấy các chỉ số thực sự tác động đến mục tiêu.

- Viết ra chuỗi chỉ số trước. Ví dụ: Talktime - Số KH chăm sóc - Số KH liên hệ được - Số KH Tư vấn được - Số đơn chốt

- Điền các chỉ số và xem lại mức độ khả thi

Note: Để biết đâu là chuỗi chỉ số khả thi có nhiều cách (1. Xem chỉ số các bên khác, đặt target tương đương, hoặc tốt hơn; 2. Xem năng lực thực sự của mình (Lấy kết quả các việc tương tự làm sở cứ); 3. Làm thử rồi đặt ra chỉ số).

Tìm cách tối ưu để tạo ra chuỗi chỉ số tạo ra kết quả tốt hơn (Tối ưu có 3 cách: Năng suất - Quy trình - Kĩ năng và kể cả cách vật lý là tăng nguồn lực: Bên trong, Bên ngoài).

3. Một số đầu việc không có chuỗi chỉ số tạo ra kết quả - Hầu hết là các việc không quan trọng?

- Đầu việc không có mục tiêu thể hiện bằng con số cụ thể → Đầu việc không quan trọng.

- Đầu việc thuộc loại đầu việc khác: Làm 1 lần, Làm không thường xuyên...

⇒ Các đầu việc này lượng hóa theo khối lượng thời gian cần để hoàn thành kèm deadline. Ví dụ: Làm hợp đồng 1 lần duy nhất cho 1 bên cung cấp dịch vụ XYZ - > Khối lượng công việc là 2 giờ và Deadline là ngày 30/04. ⇒ Đầu việc sẽ điều hành theo kế hoạch chi tiết từng đầu việc của từng phòng.

Một ví dụ khác để hiểu rõ sự khác biệt, ví dụ: Làm hậu kỳ cho 1 khóa học thì là việc có tính chất định kỳ, hoặc làm hậu kỳ cho marketing là việc có tính chất định kỳ và đều có thể xây dựng chuỗi chỉ số tạo ra kết quả cụ thể để quản trị tốt đầu việc này.

4. Bắt đầu thế nào?

- Hãy có 1 kế hoạch cụ thể để triển khai, ví dụ: Tất cả các Phòng/Ban trừ MKT và Sale sẽ bắt đầu thực hiện việc xây dựng chuỗi giá trị của mình từ 20/04 và hoàn thiện trong tháng 4. Riêng Sale đã có, chỉ cần điều hành để đảm bảo, MKT sẽ bổ sung khi có TP mới và hoàn thiện trước ngày 15/06/2022. Phòng Khóa học THVP, Kế toán và Sản phẩm - Tech sẽ điều hành theo kế hoạch chi tiết từng đầu việc...

5. Định nghĩa 1 việc để được đem đi giao cho nhân sự và đánh giá là 1 công việc (Giao việc có hưởng lương)

- Đối với các việc có mục tiêu cụ thể - thể hiện bằng con số ⇒ Yêu cầu xây dựng chuỗi chỉ số tạo ra kết quả và tập trung tối ưu sâu để đạt kết quả.

- Đối với các việc theo dự án ⇒ Yêu cầu xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng đầu việc kèm deadline hoàn thành cả dự án, ví dụ: Sản xuất 1 Khóa học, Triển khai 1 Sản phẩm...

- Đối với các việc thực hiện thường xuyên nhưng không có mục tiêu thể hiện được bằng con số ⇒ Yêu cầu có định lượng khối lượng công việc cụ thể, định nghĩa rõ thế nào là hoàn thành và có deadline cụ thể kèm phương án để kiểm tra - đánh giá từ TP.

- Đối với các việc đột xuất nhưng không có mục tiêu thể hiện được bằng con số ⇒ Yêu cầu có định lượng khối lượng công việc cụ thể, định nghĩa rõ thế nào là hoàn thành và có deadline cụ thể.